Geri besleme verirken bunları yapmayın… 10 yaygın tuzak…

Şu sıralar birçok firmada “Yıl değerlendirmesi” yapılıyor, bu da müdürle çalışanın yüzyüze bir değerlendirme toplantısı… Bu konuda bir trend müdür ile çalışanın geri besleme iletişiminin yıl sonu yapılacak tek bir görüşmeden çıkarak daha sık bir iletişime dönmesi, bu konuda tarafların birbirleri ile “sürekli” bir iletişimde olmaları…

Yapılan araştırmalarda geri besleme vermenin yöneticiler için en sıkıntılı süreçler olduğu ortaya çıkarılmış. Aslında bu süreç yöneticinin çalışanın performansını ilerletmek ve ondan isteneni ortaya çıkarmak için elindeki en büyük koz, bunu iyi kullanması halinde dikkate değer bir farkındalık ve olumlu değişim sağlama gücünü elinde tutuyor. Fakat günümüzde bu süreç çoğunlukla istenen sonuçları vermiyor, birçok geri besleme / yıl sonu değerlendirme toplantıları etkisiz ve başarısız geçebiliyor.

Halbuki yapıcı geri beslemenin şöyle faydaları var :

• Hem yöneticinin hem de çalışanın hayatını kolaylaştırır.
• Karşılıklı anlayışı geliştirir.
• Çalışanın iş kalitesini arttırır
• Sorunların daha erken dile getirilmesini ve önlenmesini sağlar.
• Performans ile ilgili yanlış anlamaları, yanlış algıları giderir.

Gerçekten de eğer yöneticim beni nasıl gördüğünü net biçimde ifade edebilirse ve bununla ilgili benimle açıkça konuşur ve tartışırsa, sonraki adımlarımı ve yapmam gerekenleri daha net görebilirim. Duygusal algı farklılıklarını da ne kadar uzak tutabilirsek o kadar iyi olur.

Geri besleme toplantılarında işler iyi gitmez, yönetici uygun şekilde geri besleme veremez ise, şu sorunlar bizi bekler veya var olan bu sorunlar daha da büyüme eğilimine girer,

• Çalışan anlaşılmadığını ve adil değerlendirilmediğini düşünerek kızgınlık, mutsuzluk ve nefrete kapılabilir.
• Çalışan yaptığı olumlu çalışmaların görülmediği duygusuna kapılabilir,
• Çalışanın yöneticisine saygısı azalır,
• Çalışanın yaptığı hatalar ve daha iyi yapabileceği işlevler net ifade edilmediği için bu hatalar sürer,
• Çalışan toplantıdan demotive olmuş şekilde, morali bozuk ve daha fazla çalışması gerektiğinde buna isteksiz olarak ayrılabilir.

Birçok kaynakta geri beslemenin nasıl verilmesine dair yazılar var, ben bu defa tersten başlamak istedim, gelin “yapılmaması” gerekenler üzerinden gidelim. Bazen neyi yapmayacağınızı bilmek, sizi doğruya yaklaştırır.

1. Karşıdakini üzmekten çekinip mesajınızı yumuşatmak : Türkiye’de bu sık sık yapılır, zira biz karşımızdakini üzmekten, incitmekten çekiniriz. Bir mesajı verirken “Aslında çok da önemli değil ama, son raporundaki çalışman biraz daha özenli olabilirdi” derseniz, çalışan bu mesajı tam anlayamayacak, ne kadar ciddi olduğunuzu bilemeyecektir ve çoğunlukla olduğu gibi kendi algılamasına uygun bir sonuç çıkaracak, belki de sizin söylemek istediğiniz eleştiriyi hiç ciddiye bile almayacaktır.
2.  Çalışan sinirleniyor diye geri çekilme veya kaçma :Bazı durumlarda siz geliştirilmesi gereken bir alanla ilgili çalışana bazı şeyler anlatmaya başladığınızda çalışan çok sinirlenebilir, “Olur mu öyle, bana haksızlık yapıyorsunuz!” veya “Bu söylediğiniz doğru değil, yalan söylüyorsunuz” gibi itirazlarda bulunarak diyaloğu gitmemesi gereken yerlere doğru götürebilir. Burada çalışan çok sinirlendi diye söylemek istediğinizi geri çeker veya konuyu kapatırsanız ya da geri besleme fikrini tamamen çöpe atarsanız biliniz ki hem kendinize hem de çalışana kötülük etmiş olursunuz. Yapılacak iş sakince sizin söylemek istediğinizi söylemeniz, sonra da olayı çalışanın gözünden dinlemeyi teklif etmenizdir.
3. Konuşmayı aşırı kontrolde tutmak : Bazı yöneticiler çalışanların söylenenlere itiraz etmesini veya kendi açılarından anlatmasını engellemek için aşırı kontrollü bir diyalog planlayabilirler. Bunu yaparsanız çalışan “konuşamadığından” savunmacı bir duyguya kapılabilir. Bu yaşanan da diyalog değil monolog olur. Bunu yapan yöneticiler kendilerinden ve uygulamalarından emin olmayan düşük profilli yöneticiler olabilir. Halbuki her durumda çalışanı dinlerseniz daha olumlu bir yöne ilerleyebilirsiniz. İlk baştaki stratejiniz değişse bile çalışanı dinlemek ve ona konuşma hakkı vermek çok önemli ve değerlidir.
4. Mutsuzluğu ifade etmek fakat çözüm sunmamak : Yöneticiler da bazen “şikayet modu”na geçebilir, ancak bu çoğunlukla iyi sonuç vermez. Çalışanın eksikliklerini veya yanlışlarını net olarak ifade etmek önemlidir ancak bir sonraki aşamada neler yapılması gerektiği de söylenmelidir. Örneğin, “Son projedeki davranışlarından pek de memnun değilim, ayrıca senin hakkında negatif görüşler bana kadar ulaştı, senden pek de memnun değilim” deyip lafı orada bırakırsanız, çalışan hem mutsuz olur hem de ne yapması gerektiği net olmadığı için daha da kötü bir duygu durumuna gelebilir.
5. Sorunun ne olduğunda anlaşmadan hemen yapılacaklar üzerinde durmak : Sorunun çözümünde yapılacakları konuşmadan önce, çalışan ile “sorun” üzerinde uzlaşmalısınız. Eğer çalışan sizin sorun gördüğünüz konuda aynı fikirde değilse, farklı bir bakış açısına sahipse o zaman “yapılacaklar”la ilgili konuşmak anlamsızlaşır. Çalışan yöneticinin sorun analizine katılmıyorsa, sorun görmediği bir konuda ek çalışma yapmak da istemeyecektir. Bu bence son derece yaygın bir durum.. Aslında yönetici çalışanın performansı ile ilgili uzun süre beklememeli, görüşlerini paylaşmalı… Ve bu görüşler bir yerde uzlaşmaya dönmeli, dönmediği sürece geri besleme toplantıları faydasız olur, boşuna konuşulmuş olur. Beklentiler netleştirilmeli, çalışan yöneticinin bakış açısını net anlamalı ve gerekirse kendi görüşlerini ifade ettikten sonra orta noktada buluşmalı.. Tabii yöneticinin bildiği ve gördüğü farklı boyutlar olabilir, bunlar da uygun şekilde paylaşıldığında çalışan da uyum gösterecektir. Temel konularda uzlaşma olmazsa verimli bir çalışma olmaz.
6. Belirsiz genel ifadeler kullanmak : Örneğin şu cümleler, bir olaya ait net referanslar olmadıkça faydadan çok zarar getirebilir.. “Daha fazla takım oyuncusu olmalısın”, “Daha müşteri odaklı olman gerekiyor”, “Daha fazla inisiyatif göstermen gerekiyor..”, “Senden daha profesyonel olmanı bekliyorum”… Sanırım anlaşıldı, bu tür ifadelerin bir anlam ifade etmesi, anlaşılması, uzlaşılması ve eylem planı ile daha iyiye götürülmesi için daha spesifik, kesin, örneklerle ifade edilmesi gerekiyor. Bu referanslar ve örnekler elinizde yoksa o zaman bu cümleleri kullanmayın. Şu cümle daha iyi değil mi… “Müşteri ile yaptığımız son sunum toplantısında duruşun, konuşmaların ve sunumun çok başarılıydı ancak özellikle kıyafetin ve ürünümüzle ve rakiplerimizle ilgili bazı ifadelerin daha profesyonel olabilirdi.”
7. Dobra, suçlayıcı, utandırıcı bir dil kullanmak : “O köprünün altından çok sular aktı, sen nerelerdesin?”, “Artık oraları geçtik, sen geride kaldın.”, “Bu konuda kendinden utanmalısın, müşteriye rezil olduk sayende”, “Tüm takım arkadaşların bu konuda seni suçluyor”… türü ifadeler çalışanı savunmacı bir konuma sokar, iletişim kalitesini düşürür. Her çalışana saygıyla yaklaşma gerekliliğinin ötesinde çalışan performansında da bir olumlu gelişmeye yol açmaz, çalışanların kızmasına, içlerine dönmesine, takım arkadaşlarına ve yöneticilerine güvenlerinin azalmasına ve işlerin daha da kötü hale gelmesine yol açar. Suçlamadan, aşağılamadan, yargılamadan olaylar ve davranışlar üzerine konuşmak, çalışanın eleştirileri savunmacı olmadan anlamasını sağlamak başarılı bir geri besleme örneğidir.
8. Sadece iyileştirici geri besleme vermek ve olumlu geri besleme vermemek : Gallup’un raporuna göre çalışanların %65’i geçen yıl içinde hiç olumlu geri besleme ve takdir almadıklarını ifade etmişler. Bunun dışında da sadece eleştirilmek kimsenin hoşuna gitmez.. Bazı yöneticiler “Çalışanları neden takdir edeyim ki, bu zaten onların yapması gereken iş..” fikrinde olabilirler… Fakat yapılan araştırmalar, insan psikolojisi, samimiyetle yapılan takdirin çalışanın isteğini ve şirkete bağlılığını arttırdığını ortaya koyuyor. Aynı zamanda eşitler arasındaki takdir de çok etkili sonuçlar veriyor. Geri besleme toplantısında çalışanın takdir ettiğiniz yönleri aşırı övgü tonuna boğmadan ve samimi bir şekilde ifade edin, göreceksiniz ki bu diyaloğu daha olumlu yöne götürecek, çalışan eleştirilere daha açık olacak ve iyi hissederek işbirliğine daha hazır olacaktır.
9. Olumsuz geri beslemeden önce çok uzun bir övgü tiradı yapmak : Eğer olumsuz bir geri besleme vereceğinizi belli edip öncesinde uzun bir övgü konuşmasına girişirseniz hem çalışan olumsuz ne gelecek diye gerilir hem de doğallıktan uzaklaştığınız için bu övgü konuşmanız da gerekli değeri görmez.. Hayatın diğer alanlarında olduğu gibi, burada da yönetici olarak doğal olmanız en doğrusudur, net pozitif görüşler, fazla uzatmadan yine net ve referanslı olarak negatif gözlemler, tartışma, yol haritası… Uzun bir övgü konuşması durumu gerçekçi olmaktan kopararak gereksiz bir suniliğe götürebilir.
10. Geri besleme vermek için yıl sonunu beklemek : Yönetici olarak çalışan ile sık sık görüşmeniz, belli bir geri besleme, eylem kararı verme, takip etme döngüsü yaratmanız çok iyi olur. Uzun süre konuşmayıp veya sadece işle ilgili günlük konuşmalar yapıp, aylar sonra ağır bir “eleştiri” tiradı çok uygun olmaz, çalışan performansı ile ilgili bilinmez bir dünyada hissetmemelidir kendini, yöneticisinin ve takım arkadaşlarının onunla ilgili görüşlerini bilmeli, bu konuda bir yol haritası olmalıdır. Yılda bir veya iki yapılacak bu tür görüşmelerde görüş ayrılıkları olması doğaldır. Ayrıca normal zamanda çalışanına hiçbirşey söylemeyip sadece yıl sonu görüşmelerinde “eteğindeki taşları döken” yöneticiler iyi bir iş yapmamış oluyorlar. Günümüzde çeşitli online imkanların da yardımıyla çalışana neredeyse sürekli geri besleme vermek mümkündür, uzun 1,5 saatlik toplantı olması gerekmez, yaşanan olayların hemen arkasından görüşlerin uygun şekilde paylaşılması ikili ilişkinin sağlığı için de uygun olur.

Ya Sonrası?

Peki bu geri besleme toplantısından sonra neler yapmalısınız?

• Bir ek kontrol yapın, acaba söyledikleriniz gerçeği yansıtıyor mu, çalışandan nasıl bir tepki aldınız,
• Çalışanlarınıza nasıl davrandığınızın sizin için çok önemli olduğunu belirtin,
• Çalışanlarınızdan size gelen geri beslemeleri son derece önemsediğinizi ve ciddiye alarak uygulamaya koyduğunuzu gösterin. Sadece söylemeyin, gösterin.
• Herşeyi bilen biri olmadığınızı, sizin de daha iyi bir takım yöneticisi olmanız için gelecek geri bildirimlere ihtiyacınız olduğunu gösterin, teşekkür edin.
• Toplantıda karşılıklı anlaşılan yol haritasına sadık kalarak ilerleyin!

Esinlenme : https://www.tlnt.com/21-of-the-worst-ways-to-give-constructive-feedback/