Ofiste yeni kurallar – 3 – e-posta püf noktaları

Ofis ortamındaki yazılı veya sözlü iletişimin kalitesi direk şirket kültürünü etkiliyor ve bu da çalışanların bağlılığını arttırıp azaltabiliyor. Bu bağlamda daha iyi iletişim alışkanlıklarının olduğu şirketlerin çalışanlarının daha bağlı çalışanlar olabileceğini söyleyebiliriz. Çalışan bağlılığının faydalarını da daha önce yazmıştım, bağlı çalışanlar daha iyi sonuçlara ulaşmamızı sağlıyor. Bu bağlamda ofis içi iletişim ile ilgili bazı püf noktaları gözden geçirip uygulanabilecek bazı önerilerde bulunmak istiyorum.

Hangi durumda hangi iletişim metodu kullanılmalı?

Yüzyüze

1. Beyin fırtınası gerektiğinde
2. Kişisel veya duyarlı konular konuşulması gerektiğinde
3. Çalışanın performansı ile ilgili konularda
4. Gizli diyaloglarda
5. Kişisel ilişki geliştirmek istediğinizde

e-posta

1. Tek küçük / hızlı cevap gerektiren sorulara cevap almak için. (artık Whatsapp burayı işgal ediyor)
2. Bir dokümanı ekleyerek göndermek istediğinizde
3. Karşı tarafa düşünmek için belli bir süre verebileceğiniz durumlarda
4. Diyaloğunuzu dokümante etmek istediğinizde. (Bir toplantı sonrası özet göndermek)
5. Liderden bir mesaj, bir duyuru için

Telefon

1. Acil durumlarda
2. İçten ve açık geri besleme almak istediğinizde
3. Çabuk bir cevaba ihtiyaç duyduğunuzda
4. Bir konuyu daha ayrıntılı açıklama ihtiyacı hissettiğinizde.

e-posta püf noktaları

1. Açılıştan sonra “size sorulan bir soruya yanıt vermek” veya “tek bir soru sormak” için e-postanızı tasarlayın.
2. e-postanın sonunda net bir “son tarih” (deadline) olmalı.
3. e-postanın “konu” kısmı çok değerlidir.
   • Kısa ve konuyu net ifade etmesi beklenir
   • Proje adı vs gibi referanslar çok yararlı olur
   • Okuyanı direk eyleme yönlendirmesi iyi olur
   • Okuyana e-postanın ne ile ilgili olduğunu anlatması okunmasını kolaylaştırır
   • Başına [Öneri], [Cevap bekleniyor], [Bilgi], [Acil] gibi notların düşülmesi faydalı olabilir.
   • Mesaj tek cümle ise konu kısmına yazılabilir.
4. e-postayı mümkün olduğu kadar kısa tutun. (Bir A4 sayfası e-posta yazmanız konuya hakim olduğunuzu göstermez)
5. Yeni e-postalarda referans vermek iyi olur. (Dün akşam görüştüğümüz gibi….)
6. İstediğiniz eylemi e-postanın başına ve net olarak yerleştirin.
7. Bir “deadline” varsa belirtin, sadece bilgi vermek için gönderiyorsanız belirtin.
8. Soruları olabildiğince kesin / net hale getirin.
   • Örneğin “Teklifimiz hakkında ne düşünüyorsun?” demek yerine “Tedarikçiye verdiğimiz 10,000 TL’lik teklif sence de uygun mu?” diye sorun.
9. Mümkünse madde madde yazın. Powerpoint için değil ama e-posta için madde madde yazmak okumayı kolaylaştırır.
10. Bazı ifadeler gerçekten önemliyse kalın yazdırabilirsiniz ama abartmayın.
11. Size bir talep geldiğinde, bir sebepten bunu hemen yapamayacaksanız, kısa bir “e-postanı aldım, cuma akşamüstü sana dönüş yapabilirim” gibi bir not yollayın. Böylece sizden iş isteyen arkadaşınız durumu daha net görebilir ve gerekirse başka çözümler üretebilir.
12. Mümkünse her zaman en az sayıda kişiye “cc” yapın. cc’deki insan sayısı arttıkça sorumluluk hissi azalır.
13. Eğer zorunluluk yoksa “reply all” (herkese gönder) yapmayın.
14. cc’de çok kişi varsa ve bir işi birinden istiyorsanız, direk onun adını vererek net hale getirin.
    • Bununla birlikte Murat raporu güncelleyip cc’deki ekibe yarın sabaha kadar iletebilir misin?
15. Gereksiz üst üste eklemeler yapmayın.
    • Evet bence de bu fotoğraf çok güzel. (cc’de 26 kişi var)
16. Bir cevap bekliyorsanız ve sizin için mantıklı bir süreyi aşmışsa sadece tek defalık “hatırlatma” e-postası gönderin. (reminder) Buna da cevap gelmediğinde telefon edin.. Birbiri ardına birden fazla hatırlatma e-postası göndermeyin.
17. Bir tartışmayı çalıp başka yerlere götürmeyin. Konu kısmındaki tartışmadan uzaklaşıyorsanız yeni bir e-posta başlatın ve göndereceğiniz kişileri yeniden düşünün.
18. Eğer sizi kızdıran, size saldırı niteliği taşıyan ve çok kişinin de okuyabileceği bir e-posta aldıysanız hemen yanıt vermeyin. Hatta hiç yanıt vermeyin. Bunu yazan kişi ile konuşun. Yanıt verecekseniz de en az 48 saat sonra, düşüncelerinizi yapıcı hale getirdikten sonra yanıt verin.
19. Unutmayın “gönder” tuşuna bastıktan sonra e-posta artık sizin değildir. Hiç tahmin etmeyeceğiniz yerlere iletilebilir.
20. Outlook’ta e-postanızın “gönder” tuşuna bastıktan iki dakika sonra gönderilmesini sağlayabilirsiniz. Böylece gönderdikten hemen sonra aklınıza gelecek değişiklikleri veya pişmanlıkları e-posta iletilmeden düzeltebilirsiniz.
21. Outlook’ta sizin “cc”de olduğunuz e-postaları ayrı bir klasörde görebilirsiniz. İşinizin niteliğine göre size uygun olup olmadığını deneyebilirsiniz.