Ofiste yeni kurallar – 3 – e-posta püf noktaları
Ofis ortamındaki yazılı veya sözlü iletişimin kalitesi direk şirket kültürünü etkiliyor ve bu da çalışanların bağlılığını arttırıp azaltabiliyor. Bu bağlamda daha iyi iletişim alışkanlıklarının olduğu şirketlerin çalışanlarının daha bağlı çalışanlar olabileceğini söyleyebiliriz. Çalışan bağlılığının faydalarını da daha önce yazmıştım, bağlı çalışanlar daha iyi sonuçlara ulaşmamızı sağlıyor. Bu bağlamda ofis içi iletişim ile ilgili bazı püf noktaları gözden geçirip uygulanabilecek bazı önerilerde bulunmak istiyorum.
Hangi durumda hangi iletişim metodu kullanılmalı?
Yüzyüze
- Beyin fırtınası gerektiğinde
- Kişisel veya duyarlı konular konuşulması gerektiğinde
- Çalışanın performansı ile ilgili konularda
- Gizli diyaloglarda
- Kişisel ilişki geliştirmek istediğinizde
e-posta
- Tek küçük / hızlı cevap gerektiren sorulara cevap almak için. (artık Whatsapp burayı işgal ediyor)
- Bir dokümanı ekleyerek göndermek istediğinizde
- Karşı tarafa düşünmek için belli bir süre verebileceğiniz durumlarda
- Diyaloğunuzu dokümante etmek istediğinizde. (Bir toplantı sonrası özet göndermek)
- Liderden bir mesaj, bir duyuru için
Telefon
- Acil durumlarda
- İçten ve açık geri besleme almak istediğinizde
- Çabuk bir cevaba ihtiyaç duyduğunuzda
- Bir konuyu daha ayrıntılı açıklama ihtiyacı hissettiğinizde.
e-posta püf noktaları
- Açılıştan sonra “size sorulan bir soruya yanıt vermek” veya “tek bir soru sormak” için e-postanızı tasarlayın.
- e-postanın sonunda net bir “son tarih” (deadline) olmalı.
- e-postanın “konu” kısmı çok değerlidir.
- Kısa ve konuyu net ifade etmesi beklenir
- Proje adı vs gibi referanslar çok yararlı olur
- Okuyanı direk eyleme yönlendirmesi iyi olur
- Okuyana e-postanın ne ile ilgili olduğunu anlatması okunmasını kolaylaştırır
- Başına [Öneri], [Cevap bekleniyor], [Bilgi], [Acil] gibi notların düşülmesi faydalı olabilir.
- Mesaj tek cümle ise konu kısmına yazılabilir.
- e-postayı mümkün olduğu kadar kısa tutun. (Bir A4 sayfası e-posta yazmanız konuya hakim olduğunuzu göstermez)
- Yeni e-postalarda referans vermek iyi olur. (Dün akşam görüştüğümüz gibi….)
- İstediğiniz eylemi e-postanın başına ve net olarak yerleştirin.
- Bir “deadline” varsa belirtin, sadece bilgi vermek için gönderiyorsanız belirtin.
- Soruları olabildiğince kesin / net hale getirin.
- Örneğin “Teklifimiz hakkında ne düşünüyorsun?” demek yerine “Tedarikçiye verdiğimiz 10,000 TL’lik teklif sence de uygun mu?” diye sorun.
- Mümkünse madde madde yazın. Powerpoint için değil ama e-posta için madde madde yazmak okumayı kolaylaştırır.
- Bazı ifadeler gerçekten önemliyse kalın yazdırabilirsiniz ama abartmayın.
- Size bir talep geldiğinde, bir sebepten bunu hemen yapamayacaksanız, kısa bir “e-postanı aldım, cuma akşamüstü sana dönüş yapabilirim” gibi bir not yollayın. Böylece sizden iş isteyen arkadaşınız durumu daha net görebilir ve gerekirse başka çözümler üretebilir.
- Mümkünse her zaman en az sayıda kişiye “cc” yapın. cc’deki insan sayısı arttıkça sorumluluk hissi azalır.
- Eğer zorunluluk yoksa “reply all” (herkese gönder) yapmayın.
- cc’de çok kişi varsa ve bir işi birinden istiyorsanız, direk onun adını vererek net hale getirin.
- Bununla birlikte Murat raporu güncelleyip cc’deki ekibe yarın sabaha kadar iletebilir misin?
- Gereksiz üst üste eklemeler yapmayın.
- Evet bence de bu fotoğraf çok güzel. (cc’de 26 kişi var)
- Bir cevap bekliyorsanız ve sizin için mantıklı bir süreyi aşmışsa sadece tek defalık “hatırlatma” e-postası gönderin. (reminder) Buna da cevap gelmediğinde telefon edin.. Birbiri ardına birden fazla hatırlatma e-postası göndermeyin.
- Bir tartışmayı çalıp başka yerlere götürmeyin. Konu kısmındaki tartışmadan uzaklaşıyorsanız yeni bir e-posta başlatın ve göndereceğiniz kişileri yeniden düşünün.
- Eğer sizi kızdıran, size saldırı niteliği taşıyan ve çok kişinin de okuyabileceği bir e-posta aldıysanız hemen yanıt vermeyin. Hatta hiç yanıt vermeyin. Bunu yazan kişi ile konuşun. Yanıt verecekseniz de en az 48 saat sonra, düşüncelerinizi yapıcı hale getirdikten sonra yanıt verin.
- Unutmayın “gönder” tuşuna bastıktan sonra e-posta artık sizin değildir. Hiç tahmin etmeyeceğiniz yerlere iletilebilir.
- Outlook’ta e-postanızın “gönder” tuşuna bastıktan iki dakika sonra gönderilmesini sağlayabilirsiniz. Böylece gönderdikten hemen sonra aklınıza gelecek değişiklikleri veya pişmanlıkları e-posta iletilmeden düzeltebilirsiniz.
- Outlook’ta sizin “cc”de olduğunuz e-postaları ayrı bir klasörde görebilirsiniz. İşinizin niteliğine göre size uygun olup olmadığını deneyebilirsiniz.
Ara
Son Yazılar
- Takdir vermekten kaçınma sebepleri ve olası çözüm yolları Eylül 20, 2023
- Koçvari yaklaşımda 4 temel duygu Eylül 13, 2023
- Orta Kademe Yöneticilerinin Önemlerinin 12 Sebebi Eylül 6, 2023
- Ekibinizin size “açılabilmesi” için kullanabileceğiniz 3 soru Ağustos 30, 2023
- Geliştiren Geri Besleme Verebilme Sanatı – 2 Ağustos 23, 2023
Arşiv
- Eylül 2023
- Ağustos 2023
- Temmuz 2023
- Haziran 2023
- Mayıs 2023
- Nisan 2023
- Mart 2023
- Şubat 2023
- Ocak 2023
- Aralık 2022
- Kasım 2022
- Ekim 2022
- Eylül 2022
- Ağustos 2022
- Temmuz 2022
- Haziran 2022
- Mayıs 2022
- Nisan 2022
- Mart 2022
- Şubat 2022
- Ocak 2022
- Aralık 2021
- Kasım 2021
- Ekim 2021
- Eylül 2021
- Ağustos 2021
- Temmuz 2021
- Haziran 2021
- Aralık 2020
- Şubat 2020
- Ocak 2020
- Aralık 2019
- Kasım 2019
- Ekim 2019
- Eylül 2019
- Ağustos 2019
- Temmuz 2019
- Haziran 2019
- Mayıs 2019
- Nisan 2019
- Mart 2019
- Şubat 2019
- Ocak 2019
- Aralık 2018
- Kasım 2018
- Ekim 2018
- Eylül 2018
- Ağustos 2018
- Temmuz 2018
- Haziran 2018
- Mayıs 2018
- Nisan 2018
- Mart 2018
- Şubat 2018
- Ocak 2018
- Ekim 2017
- Eylül 2017
- Mayıs 2016
Kategoriler
- bağımsızlık
- Bağlılık aktiviteleri
- Bağlılık faktörleri
- Çalışan Bağlılığı
- Çalışan Sağlığı
- Çeşitlilik
- Delege etmek
- Geliştiren Organizasyon
- Genel
- Geri Besleme
- girişimcilik
- Güven
- Güven ortamı
- Hesap Verilebilirlik
- Hitabet
- inovasyon
- İş Dünyası
- İş kitapları
- İş-Hayat dengesi
- İşe Alım
- İşveren Markası
- Kapsayıcılık
- Kişisel deneyim
- Kişisel Gelişim
- Kitap
- Liderlik
- Mentörlük
- Ödül ve takdir
- Ofiste iletişim
- ofiste politika
- Ofiste verimlilik
- Pazarlama
- Psikolojik Güvenlik
- Referanslar
- Sağlık
- şeffaflık
- silo mentalitesi
- Şirket kültürü
- Takımlar
- Toplantılar
- Var olma amacı
- Wellness
- Yöneticinin Kalitesi
Etiketler
Bağlılık (9)
bağlılık için öneriler (6)
Bağlılık liderlik ilişkisi (9)
başarılı ekipler (8)
dinleme (7)
ekip lideri (22)
ekip lideri iletişimi (6)
etkili iletişim (7)
geri besleme (7)
geri besleme alma (8)
geri besleme teknikleri (10)
geri besleme verme (14)
geri bildirim (14)
Güven (10)
güvenli iletişim (9)
güvenli ortam (6)
güven ve şeffaflık (6)
iletişim (13)
insan kaynakları (9)
iyi geri besleme verme (7)
kapsayıcılık (6)
kurumsal alanda şeffaflık (7)
lider (8)
lider davranışları (12)
lider iletişimi (41)
liderlik (37)
liderlik iletişimi (17)
müdürlerin iletişimi (11)
müdür çalışan ilişkileri (15)
müdürüm beni takdir etmiyor (11)
ofiste ilişkiler (7)
olumlu geri bildirim (9)
takdir (10)
takdir ve ödüllendirme (11)
takıma bağlılık (12)
takım çalışması (13)
çalışan bağlılığı (21)
çalışan bağlılığı faktörleri (6)
çalışan bağlılığı nasıl arttırılır (9)
çalışan bağlılığının faydaları (12)
çalışan memnuniyeti (12)
çalışan mutluluğu (10)
çalışanı ödüllendirme (9)
ödüllendirme (9)
şeffaf lider (10)
Comments (2)
necilbeykont
Çok güzel derlemişsin. Bu bilgileri ‘İş Hayatında İletişim’ eğitimlerimde kullanabilirim. Teşekkürler.
bfisekci
Tabii, çok memnun olurum.