Çalışan Bağlılığı – Evden Çalışırken Verimlilik

Pandeminin gidişatına göre şirketlerin kendilerini önemli bir konuda yeniden konumlandırdığını görüyoruz ki bu da çalışan bağlılığı açısından yeni değerlendirmeler yapmamızı gerektiriyor. Örneğin Google “ofisteki tesadüfi ve kısa süreli” etkileşimlerin yaratıcı işlerin ortaya çıkışında önemli yer tuttuğunu belirtip tüm çalışanlarını ofise geri çağırdı. Pek çok başka firmanın da ya hibrit düzene geçmek için hazırlık & planlama yaptığını veya çalışanlarının tamamen evden çalıştıkları yeni bir yapılanma üzerinde çalıştıklarını görüyoruz. Peki her durumda temelde en önemli değişiklik sizce ne olacak?

Bence en önemli değişiklik “saat bazlı” ve “yakın müdür kontrolünde” yapılan işlerden bir şekilde mecburiyetten “sonuç odaklı” ve “müdürün istese de sıkboğaz edemediği ve çalışana güvenmesi gereken” bir düzene geçiş olacak. Bu düzen değişikliğinde hem ekip liderleri için yeni görevler ve açılımlar söz konusu, hem de çalışanın yeni bazı becerileri geliştirmesi ve uyumlanması gerekecek.

Ekip liderleri için uyumlanma adımlarına bakarsak…

Çalışanla daha açık, daha sık, daha samimi diyaloglar geliştirmek

Çalışanın gelişimi ile ilgili emek harcamak ve bunu ona hissettirmek

Çalışanın performans kriterlerini netleştirmek ve takip etmek

Çalışanın “saat bazlı” çalışması sürecinin bitmekte olduğunu kabul edip buna göre uyumlanmak. Yani “güvenmek” ve “belli noktalarda” çalışan ile aynı sayfada olmak.

Kendi ve ekibinin zamanını ve enerjisini en verimli kullanabilmek için yeni beceriler geliştirmek ve bunu ekibiyle paylaşmak…

Çalışanlar için de durum çok farklı değil. Artık her an kontrol edilmenin mümkün olmadığı bir dünyada “yapılan iş” üzerinden değerlendirilmeye ve kendi zamanlarını ve kaynaklarını en verimli şekilde değerlendirmeyi daha iyi öğrenmek durumundalar. Yani her iki grup da artık “bağcı ile uğraşmak” yerine “üzüm” üzerine odaklanacakları bir dönemin içindeler. Ve sürekli “bağcı” ile ilgili eylem getirip politika yapan çalışanlar ve ekip liderleri daha da göze batacak. Bu zor dönemde “değer katan” çalışanlar, “uyumlanabilmiş” ekip liderleri gelişerek büyüyecekler.

Zaman yönetimi ve verimlilik ilgilendiğim bir konu. Son zamanlarda bu konuda çok sayıda içerik yayınlandı, bunlar faydalı ve gerekli buluyorum. Ben de evden çalışanlar için küçük bir verimlilik listesi hazırladım. Buyurunuz…

Kapınızı Kapatın

Evde işinize odaklanabileceğiniz bir alan yaratmanız çok önemli. Bunu yapabildiğiniz zaman bir sonraki aşama fiziksel bir ayırıcı ile en azından görünür şekilde “iş” ile “ev”i birbirinden ayırabilmeniz olacaktır. Özellikle toplantı anlarınızda odanızda ve kapınız kapalı durumda olmanız hem sizin odaklanmanız hem de evdeki diğer aile üyelerinin sizin meşgul olduğunuzu görmeleri açısından faydalı olabilir. Tabii aynı şey eşiniz için de geçerli… Evle ilgili birlikte bir iş yapıyorsanız beraber olmanız ve işiniz gerektirdiğinde bir kapının ardında olmanız zaman planlaması yapmanızı da kolaylaştırabilir.

Bir saatten sonra kendinizi kapatın

Her işin gerektirdiği çalışma saatleri farklı olabilir, zaman farkı olan iş arkadaşlarımızla çalışırken bazen gece ve gündüzümüz karışabilir. Ancak sizin seçeceğiniz bir saatten sonra tüm eposta, whatsapp, mesajlar, Slack vb tüm “uyarıları” kapatmanızı öneriyorum. Bu saat akşam 8 de olabilir, 7 de olabilir, duruma göre 9 da olabilir. Ancak bu saat olduğunda ofisinizde sizinle çalışan arkadaşlarınız sizin “ulaşılamama” saatlerinize girildiğini bilsinler. Bir şekilde bu tür bir planlama yaptığınızı ekibinizle paylaşın. O saatten sonra kendinize ve ailenize ayıracağınız kaliteli zaman, kendi gelişiminize yapacağınız zaman yatırımı veya bazen de Netflix kaçamakları sizin işinizden gelen gerginliği azaltmanıza da sebep olacaktır.

Zaman Kaydınızı Tutun

Dilerseniz kağıda dilerseniz elektronik olarak zamanınızı harcadığınız konuları ayırarak bir kayıt tutmanız çok faydalı olabilir. Bunu işiniz içinde çeşitli projeler ayırdığınız zaman olarak da alabilirsiniz, yemek, okuma, toplantılar, projeler, sosyal medyada gezinme, TV gibi kategorilere de ayırabilirsiniz. Bunu örneğin 4 hafta yaptığınızda ortaya çıkan sonuça şaşırabilirsiniz. Bu tür bir çalışmanın ayrıntılarını görmek için şu kitaba bakabilirsiniz. Haftada 168 saat var, siz kendi 168 saatinizi nasıl geçirdiğinizi görmek istemez misiniz? Bu çalışmayı yaptıktan sonra her kategori için kendinize bir hedef koyabilir ve bu yönde planlamalar yapabilirsiniz.

Her sabah o gün için bir “tek hedef” belirleyin

Bu fikir de “Make Time” adlı kitaptan geliyor. Sabah iş gününüze başlarken o gün başarmak için odaklanacağınız “tek bir” hedef belirleyin. Ve ertesi gün sabah bir önceki gün belirlediğiniz hedefle ilgili bir not yazın. İşleri bitirebilme başarımız “odaklanabilmemiz” ile doğru orantılı… “Yapılacaklar” listemizde 7 kalem iş varsa ve siz kendi öncelikleriniz ile bunları planlıyorsanız, şu soruya herşeyden önce yanıt vermek size ayrı bir motivasyon verebilir… Bu listede “mutlaka” yapmalıyım dediğim ne var? Akşam olduğunda “bitirmiş” olmaktan en çok mutlu olacağım iş nedir? Ve bu işi o günün “tek hedefi” olarak belirleyin. Ben bunu bir süredir uyguluyorum ve faydasını görüyorum.

Her toplantı davetini kabul etmeyin

Eğer belli sayıda çalışan olan bir şirkette çalışıyorsanız uzaktan çalışılan bu dönemde gününüzün belli bir kısmının toplantılarla geçtiğini ve bu baskının artmakta olduğunu hissettiğinizi tahmin ediyorum. Peki şu soruya nasıl yanıt verirsiniz, geçtiğimiz 2 haftada girdiğiniz toplantıların “gereklilik” düzeyi neydi? Her bir toplantıda bulunmanız gerekiyor muydu yoksa bazılarına girmeseniz de olur muydu veya delege edebilir miydiniz? Bu soruya vereceğiniz cevaba göre bundan sonra size gelen toplantı davetlerine biraz daha düşünüp cevap vermenizi öneriyorum. Bir ajanda yoksa, siz mutlaka orada olmanız gerekmiyorsa, delege edebiliyorsanız veya başka bir sebepten toplantıya girmeniz sizin düşündüğünüz kadar gerekli değilse toplantıyı organize eden arkadaşınızla bunu konuşabilirsiniz. Bu konuya dikkatli bakmanız ve bazı kararlar almanız size haftada 5-10 saat arası kazandırabilir ki bu müthiş bir zaman.

Tabii, siz bir toplantı düzenliyorsanız, gerekli olmayan kimseyi çağırmayın.

Ve toplantılarınızı 60 dakikadan 45 dakikaya indirmenizi öneriyorum, sebebi aşağıdaki maddede…

Parkinson Kanunu

Parkinson Kanunu şöyle tanımlanmış : Bir iş, daima, bitirilmesi için kendisine ayrılan sürenin hepsini kapsayacak şekilde uzar.

Bir işe tüm gününüzü ayırırsanız, o iş tüm gününüzü alabilir. İşleri planlarken kendinize yapay zaman sınırları koyun. Örneğin yaratıcılık gerektiren bir iş veya bir makale yazıyorsanız, “Cumartesi tüm gün bu işler uğraşacağım” demek yerine “Cumartesi 1’de bitireceğim” deyin ve buna göre planlayın. Böylece Parkinson yasasını kullanarak iş çıkışınızın kalitesini artırmış olursunuz.

Korumaya alınmış zaman

Kendinize mümkünse her gün “korumaya alınmış” bir zaman yaratın ve bunu takviminizde işaretleyin. Bu zamanda hem kendi işinizi tüm odaklanmanız ile yapın hem de bunu bilinir kılın. Örnek olarak sabahları 10’a kadar toplantılara katılmayacağım ve 9-10 arası tamamen odaklı ve araya hiçbir başka aktivite almadan yeni projem üzerine makalemi yazacağım veya 9-10 arası her gün müşterilere telefon edeceğim diyebilirsiniz. Bu tür bir bilinçli zaman ayırma planlaması çok faydalı olabilir.

Arka planda müzik verimliliğinizi artırabilir

Yapılan çalışmalarda doğru seçilmiş müzikler ile verimliliğimizin artacağı belirtiliyor. Ben de son dönemde şu listeyle çalışıyorum ve faydasını gördüm, tavsiye ediyorum. Bu listeyi bir araya getiren Pelin Dilara Koçak‘a teşekkürler.

Sizin uyguladığınız ve faydasını gördüğünüz uzaktan çalışma verimlilik püf noktaları var mı? Yorumlarda paylaşabilir veya bana ulaşabilirsiniz