Ekip Liderleri için Delegasyon Rehberi

Çalışanlar çalıştıkları şirketlerde “gelişim” olanakları ile ilgili gün geçtikçe daha da duyarlı oluyorlar. Edinecekleri deneyim, geliştirecekleri beceriler onların kariyerleri ve bağlılıkları açısından kritik önem taşıyor. Delegasyon sürecine baktığımızda bu sürecin çalışanın gelişimi açısından son derece önemli olduğunu görüyoruz. Ayrıca delegasyon süreci otonomi, yetki kullanımı, mikro yöneticilik, özgürlük, sorumluluk kavramları ile de yakından ilgili…

Delegasyon ile ilgili gördüğüm bazı sıkıntılar…

• Ekip liderlerinin delegasyon ile ilgili sıkıntılarından biri delege edecekleri iş ile ilgili önceden yeteri kadar düşünmüyorlar.
• Özellikle “bireysel başarı” sonrası terfi alarak ekip yönetmeye başlayan kişilerde bu önceden düşünme konusu sıkıntı yaratabiliyor.
• Bu kişiler bazen “beyin fırtınası” düşünce yapısından “birinden bir işi isteme” düşünce yapısına geçerken zorlanıyorlar.
• Ekip liderleri istenen iş için deadline (bitirme tarihi) konusunda net olmayabiliyorlar.
  • Bu işi önümüzdeki birkaç günde tamamlamanı istiyorum. (birkaç gün?)
  • Lütfen bu işi bu hafta perşembe saat 16’ya kadar tamamlamanı istiyorum.

Burada önerim şu olabilir, şu cümleyi tamamlayacak netlikte çalışanda istenen önceden düşünülüp planlanmalı. Yeni ekip yöneticiliği rolüne atanan kişiler kısa sürede o kadar çok bilgi ve süreç verisine maruz kalıyorlar ki, ekipten birine bir iş verecekleri zaman önceden bir 5 dakika düşünüp verilecek işi şu netlikte ifade edememiş oluyorlar. Çalışanlar “beceriksiz” görünmek istemedikleri için delege edilen işi net anlayamadıklarında veya yapılmasında sorun gördüklerinde bunu ifade etmiyorlar veya edemiyorlar ve bu da ekip liderlerinin hazırlıksızlığını daha da büyük bir problem haline getiriyor. Burada sorumluluk ekip liderinde!

Çalışanımdan yönetim toplantısı için sunumu tamamlamasını istiyorum.

Sonraki aşama “doğru kişiyi bulmak”… Bunun için de şu noktalara dikkat edilebilir..

• Kişi – iş uyumunu aramak
  • Detaylarla ilgili becerikli bir çalışanınıza bir excel tablosunun güncellenmesi işini vermek gibi.
• Doğal lideri bulmak
  • Yüksek motivasyonlu ve daha fazla sorumluluk alarak ilerlemek isteyen çalışanlara fırsatlar yaratmak

Delegasyon sırasında nelere dikkat etmeli?

• Kısa bir toplantı organize edin.
• Bu toplantıyı “eposta” ile organize etmeyin.
  • eposta’lar “yanlış anlaşılmaya müsait” ve “net olmak daha zor”
  • eposta’lar kişisel ilişki geliştirmenize çok da hizmet etmiyor.
• Eylemleri değil varılması gereken hedefi belirtin.
  • Eylemleri belirttiğinizde çok “direktif” verir tarafta olabilirsiniz.
  • “Ne” üzerinde odaklanın, “nasıl” tarafını çalışana bırakın.

Lütfen şu excel dosyasını numaralarını güncelleyerek, F-H kolonlarını A-C kolonlarının soluna yerleştirerek ve imla hatalarını düzelterek günceller misin?

• Öğrenme çok sınırlı veya neredeyse yok
• İşi sahiplenme oranı çok düşük
• Talimatları sadece uygulama şeklinde ve motivasyon düşürücü
• Çalışanın başarısı üzerinde bir sonuç yok
• Sonuçta hangi hedefe hizmet edeceği netleştirilmemiş.

Lütfen şu excel dosyasını tüm verilerin doğru olmasını sağlayacak şekilde günceller misin?

• Yaparken öğrenme imkanı daha fazla
• İşin sahibi çalışan
• Çalışana faydası var : Bu sayfayı güncelleyerek yönetim kurulunun belli verilerden nasıl sonuçlara varabileceğini de görmüş oluyorsun.
• “Nasıl” kısmı çalışana bırakılmış, otonomi daha fazla ve yaratıcılık da mümkün.
• “Biliyorum bir süre sonra kendi işini kurmak istiyorsun, burada üzerinde çalışacağın excel tablosu aslında senin için gerekli bazı becerileri de edinmeni sağlayacak”

Sürecin daha iyi sonuçlar vermesi için iki önerim daha var, ara toplantılar ve boşluk bırakarak bitirme tarihini planlamak.. Bu şekilde hem “mikro yöneticiliği” yok etmiş oluruz hem de proje sırasında gelişebilecek sıkıntıları da yol üzerinde çözebiliriz.

Ara toplantılar

• Daha sık toplantılarla başlayıp karşılıklı anlayış geliştikçe bunu azaltmak.
• Örnek olarak 6 haftalık bir proje için başta haftada iki kısa toplantıda gelişimi izlemek, düzeltmeleri yapmak, sonra da haftalık toplantılar ile devam etmek.

Boşluk bırakarak bitirme tarihi planlamak da son anda büyük değişiklikler yaşamamak ve aynı sayfada olmak için bitirme gününde belli bir süre önce projeyi bitirmeyi planlamayı ve kalan süreyi düzeltmeler ve gözden geçirmeler ile geçirmeyi içerir.

Otorite ve otonomi – Çizgiyi nasıl çekebilirsiniz?

Ekip lideri olarak çalışanınızın yaptığı işten sorumlu olursunuz… Aynı anda da onu yapacağı iş için yüreklendirmek, bir özgürlük alanı sağlamak ve desteklemek de görevinizdir… Peki bu iki kavramın “orta noktasını” nasıl bulabilirsiniz? Çalışanınızın sınırlarını aşarak yanlış şeyler yapmasını da istemezsiniz, her küçük ayrıntıyı size sormasını da…

Bunu bir örnekle açıklamak isterim. Diyelim ki pazarlama direktörü olarak planlanan bir kampanya için çalışanınızla bir delegasyon toplantısı yapıyorsunuz… Çalışanınızın yetkilerini belirlemek, sizin desteğinizi netleştirmek ve sonucu daha iyi hale getirmek için şu iki yaklaşımdan birini kullanabilirsiniz.

Buse, bu projede kullanabileceğimiz pazarlama bütçesi 15 bin lira. Bunu göz önünde tutarak projeyi haftaya cuma bitirmeni istiyorum.

ya da…

Buse bu proje için pazarlama bütçemiz 15 bin lira. Bu bütçeyi kendi belirlediğin kriterler içinde kullanabilirsin. Bunu yaparken ilk 5 bin lirayı kullandıktan hemen sonra bir toplantı organize etmeni istiyorum, böylece o ana kadar olan harcama kalemlerine ve etkinliklerine birlikte bakabiliriz ve sonraki 10 bin lira ile ilgili yolumuzu belirleyebiliriz.

• Daha net limitler
• Yol üzerinde ara toplantıların belirlenmesi
• Çalışan verebileceği kararları bilerek kendini güçlü ve desteklenmiş hisseder.

Benzer şekilde bir karar alınmadan önce çalışanınızdan şu aşamaları yapmasını isteyebilirsiniz,

• Olası çözüm olanakları üzerine düşünme
• Bir “çözüm tavsiyesi” üzerinde karar verme
• Bu tavsiyenin neden en iyi olduğunu açıklama

Mesela…

Buse, bu iş için hangi uygulamayı kullanacağımız konusunda süreci ilerletirken tek başına bir karar verme konusunda destek ihtiyacın olursa lütfen bana şu bilgileri içeren bir eposta gönderir misin?

• Uygulamaların kısa bir listesi
• Senin önerin
• Önerinle ilgili destekleyen sebepler

Bu şekilde çalışan liderlik becerilerini geliştirecek şekilde seçenekler arasında en iyi çözümü bulmak için de kafa yormuş ve süreci sahiplenmiş olur.

Delegasyon sonrası eposta

İş tanımı

• İçerik, araçlar

Ana amaç

• Başarı ne anlama gelecek?
• Bu çalışmanın çalışan için getirileri neler olacak?

Zaman akışı

• Bitirme süresi
• Ara toplantılar
• Bitirme öncesi son kontrol

Otorite dağılımı

• Çalışandan beklenen araştırma ve olasılık değerlendirmesi
• Çalışanın neyi nereye kadar yapacağının netleştirilmesi
• Bunun iletişimi

Araçlar

• Yazılım, dokümanlar vb.

Bu tüm süreç iş daha başlamadan yapılmalı, böylece iş sırasında içerik, zamanlama, otorite paylaşımı ve akışla ilgili sıkıntı olmasın. Bu aslında ekip liderinin iş başlamadan yapması gereken önemli iştir. Buna yeterli zaman ve enerji harcanması halinde proje içinde oluşabilecek birçok sıkıntı çözülecek ve yol üzerinde oluşabilecek zaman kayıplarının da önüne geçilebilecektir.

Ekip liderlerinin becerileri çalışanların bağlılığını ve performansını çok büyük oranda belirliyor, bu bağlamda bir işi delege etmeden yapılacaklar kritik bir beceriyi işaret ediyor.