Yöneticiler için delegasyon rehberi

Bütün yöneticiler delege etme (görevlendirme) konusunda kendilerini geliştirmelidir. Kendilerine rapor eden ekiplere hangi oranda ve hangi işleri delege edeceklerini bilmek ve bu konuda akıllı kararlar almak yöneticinin yeteneklerini, güvenini ve iş performansını geliştirir.

Delege etmenin önemi

Etkili bir yönetici delege etmeyi iyi bilir. Bilir ki böylece

• Kendi zamanını daha etkili kullanabilecek,
• Böylece daha çok iş yapabilecek,
• Ekibinin yeteneklerini arttırabilecek,
• Ekibini daha farklı görevleri yapabilecek esnek bir yapıya kavuşturacak,
• Ekibine güvendiğini gösterecek,
• Ekibin yeteneklerine saygı gösterdiğini belirtecek.

Kötü delegasyona bir örnek görelim… (Her sabah bir Dilbert iyi gelir)

Doğru delege etmek ekip çalışanlarının bağlılıklarını arttıracağı gibi, onlara değer verildiği duygusunu da fazlalaştırır.

Delege edememenin olası sebepleri

• Delege edilen iş başarı ile biterse “başarı” kredisi başkasına gider diye düşünür,
• Delege etmek ister ama ekibin daha fazla sorumluluk alabileceğine güvenemez,
• Ekibin zaten ağır bir iş yükü ile çalıştığını düşünerek ek iş vermek istemez,
• İşi kendisinin yapmasının daha hızlı ve basit olacağını düşünür,
• Sevdiği bir işi başkasına vermekten hoşlanmaz,
• Eğer işi başkasına delege ederse kendi müdürünün onu işini tam yapmamakla eleştirebilir diye düşünür…

Adım adım etkili delege etme yolları

1. Ne zaman delege edeceğinizi bilin.

Bu konuda şu video güzel bir rehber niteliği taşıyor. 7 delege etme seviyesi açıklanmış.

Delegasyon bir skala üzerinde gerçekleşiyor, en düşük seviye birine bir iş verip ne yapması gerektiğini sıkıca anlatıyorsunuz. En yüksek seviye de, işin planlaması, sonucu ve sorumluluğunu birine veya bir ekibe veriyorsunuz. Yöneticilik yeteneklerinden biri kime ne seviyede delege edeceğinizi bilmekten geçiyor.

Delegasyon ile ilgili karar vereceğiniz zaman şu soruları sorun,

• Bu işi illa ben mi yapmalıyım, başkası yapabilir mi?
• Bu işin başarıya ulaşması için benim yakın takibim gerekli mi?
• Bu işi başkasına verdiğimde bu o çalışanın bazı yetkinliklerini arttıracak mı?
• Bu işi bir başkasına öğretmek için vaktim var mı?
• Buna benzer işler yakın gelecekte tekrar ortaya çıkacak mı?

2. Kime delege edeceğinize iyi karar verin

Delege etme sürecinin başarıya ulaşması için doğru kişiyi görevlendirmeniz gerekir. Aslında amacınız işin başarıyla yapılması kadar çalışanın olumlu bir deneyim yaşamasını da sağlamaktır. Ekibinizdeki çalışanları düşünün, yetenekleri ve ilgi alanları ile uyumlu ve  yeni şeyler öğrenme isteği yüksek olan çalışanlarınızı değerlendirip bir karara varın. Eğer işi yapabilir, ilgili ve koçluk verilebilir durumda iseler, işi sonuna kadar başarıyla götürme ihtimalleri artacaktır. İmkan olduğunda çalışanlarınızın en güçlü yanlarını sergilemelerine imkan vermek çok iyi olur.

3. Delegasyonu anons edin

İş için mükemmel adayı bulduktan sonra bunu ona uygun şekilde anlatmanız ve çalışanın da gönüllü katılımını almanız gerekir. Ona bu işi neden ona verdiğinizi net biçimde açıklayın. Çalışanların gelişimine katkı yapacağınızı gösterdiğiniz bu gibi anlar güven ortamını üst düzeye çıkarır. Bu tür delege edilen görevleri bir fırsat olarak gören çalışanlar çıkacak sonuçla da kendi performanslarını bağlayacakları için daha sıkı sarılarak iş yaparlar.

4. Görev ile ilgili açık ve net olun

Çalışanlara onlardan beklenen işin ne olduğunu açık ve net biçimde anlatmak, ne zamana kadar ne beklendiğini belirtmek kritik önem taşır. Eğer net olarak ne beklendiğini bilirlerse daha iyi iş çıkarabilirler.

Görevi net tanımladıktan sonra duruma göre ekibin gideceği yolun tasarlanmasına katkı verebilirsiniz. Mikro yöneticilik yapmadan, proje sürecindeki önemli kilometre taşlarında gelişimi izlemek üzerine bir planlama olabilir. Eğer projenin bir aşamasında bir sıkıntı ortaya çıkarsa yine de onu düzeltmek için zaman olacaktır.

5. Çalışanlarınızı destekleyin

Çalışanlar üzerilerine aldıkları görevle ilgili sizin onlara destek verdiğinizi bilirlerse, gerektiğinde kırmızı bayrağı daha erken kaldırarak yardım isteme esnekliğini yaşarlar, bu projenin başarısı için çok önemlidir. Benim bazı global kurumsal kültürlerde olumlu olarak gözlemlediğim bir konu da budur, insanlar üzerlerine aldıkları işi kendi özgürlükleri içinde yaparlar, fakat beklenen sonucun çıkmaması ihtimaline karşı yeteri kadar önceden yöneticilere danışabilmek önemli bir sezgiyi gerektirir. Bu yapıldıkça ekip ile yönetici arasındaki iletişim ve güven de artar.

Şimdi denemeye ne dersiniz… Aslında küçük işlerde delege ederek başlayabilirsiniz… Yaşayarak, iyi sonuçlar alarak delegasyon yeteneklerinizi arttırabilirsiniz.

Kaynak : https://www.lifehack.org/688325/how-to-delegate-work-the-definitive-guide-for-successful-leaders?ck_subscriber_id=168872673