Daha Anlamlı Bire Bir Görüşmeler için 5 Öneri

Ekip lideri olarak ekibinizdeki çalışanlar ile ne sıklıkta ve ne içerikte bire bir görüşmeler yapıyorsunuz? Bu konuya baktıkça konuşma sıklığının olması gerekenden daha az ve içeriğin de en anlamlı sonucu çıkarmak için yetersiz olduğunu görüyorum.

Genelde iki taraf da bu görüşme ile ilgili sıkıntılı bir profil çiziyor, çalışan kendini ne kadar ifade edebileceğini bilmiyor, görüşmede neler konuşulacağını bilmiyor, bazen tehdit hissediyor, ekip lideri de çoğu kez içerik ile ilgili sıkıntı yaşıyor. Bire bir konuşmada istenen sonuçlar sürekli elde edilemeyince iki taraf için de işkence haline gelebiliyor. Bugünkü yazımda anlamlı bire bir konuşmalar için önerilerde bulunmak istiyorum.

Ekip lideri olarak bu bire bir görüşmelerin bazılarında sadece özel hayattan ve insani konulardan bahsederek ilişkiyi canlandırmaya mı çalışıyorsunuz? Böyleyse çalışanınız ile ilişkinizin ölmüş olabileceğini ve belli aralıklar ile canlandırılma ihtiyacı içinde olduğunu düşünebiliriz. Peki bu görüşmeler nasıl hep canlı olabilir? Bu görüşmeler nasıl anlamlı, amaca dönük, önemli konuların netleştirildiği ve insani bir şekilde planlanabilir?

Rolün amacı ile başlayın

Ekip lideri olarak bir çalışanınızın yeni rolü ile ilgili görüştüğünüzde rolün içerdiği işler ve süreçler konuşulur. Sonra şu şu kişilerle çalışıyorsun, geri kalan bilgiler epostanda olacak diyerek çalışanı bir yola sokuyor olabilirsiniz. Peki bu rolün organizasyonda neden var olduğunu konuşsanız ve hatta bu soruyu o işi bir süre yapmasından sonra çalışana yönlendirseniz nasıl bir diyalog olurdu?

Sence bu rol organizasyonda neden var? Bu rol tüm organizasyonun hedefine ulaşması için nasıl bir işlev yükleniyor? Sen işini yaparken organizasyonun hedeflerine ulaşmamızla ilgili kendi rolünü büyük resmin neresinde görüyorsun?

Bu soru anlamlı bir diyaloğu başlatır. Ekip lideri çalışanın bu sorunun cevabı için düşünmesini isteyebilir. Bir dahaki görüşmede sadece bu soru üzerine konuşulabilir. Ekip lideri bu soruyu ve diyaloğu ekibindeki tüm çalışanlar ile ayrı ayrı yaparsa bir süre sonra şunu söyleyebilir:

Ekibimdeki herkes daha önceden rollerinin neden var olduğunu bu kadar net bilebilselerdi, işim çok kolaylaşırdı.

Bu diyalogdan sonra çalışan da şunu diyebilir:

Harika! İlk defa yaptığım işi bir büyük misyon içinde hayal edebildim. Rolümün var olma amacını ilk kez net olarak görebiliyorum.

Merak ile devam edin

Ekibinizdeki çalışanların size ve şirkete bağlı olmasını istiyorsanız, onları bağlayan, etkileşim yaratan sorular sorup tam dinleme ile dinlemenizi öneriyorum. Çalışanınız kendi yaptığı işin “sahadaki” tüm yanlarını bilir, kendi işinin daha iyi yapılabilmesi için de herkesten daha çok bilgi ve fikir sahibidir. Peki siz ekip lideri olarak bunu nasıl ortaya çıkarabilirsiniz? Güvenli bir ortam yaratıp şu soruyu sorarak:

Biz rahatlık alanımızdan çıkarak müşterimiz için işlerin yarın bugünden daha iyi olması için ne yapıyoruz? Sence ne yapmalıyız?

Bu soruyu sorup samimi olarak dinlemeye geçerseniz, çalışanınız talimat alan yapıdan, define avcısı yapısına / rolüne doğru ilerleyecektir. Ayrıca yaptığı işle ilgili bu soruyu sorup,

Ben bu sorunun yanıtını bilmiyorum, sen eminim benden daha iyi biliyorsundur, tartışalım ister misin

dediğinizde güven oluşumuna da katkıda bulunmuş olacaksınız.

Kişisel Gelişimi görüşmenin ayrılmaz parçası olarak düşünün

Çalışanlar kendilerini geliştiren süreçleri gördüklerinde hem müdürlerine ve şirketlerine bağlılıkları artar, hem de hevesle yapacakları işlerde elde edecekleri etkinlik artar. Çalışanın kendini geliştirmesi süreci bire bir diyalogların ayrılmaz ve pas geçilemeyecek bir bölümü olmalıdır. Güven arttıkça çalışanın geleceğe dönük planlarını paylaşması da gündeme gelebilir, gelmelidir de… Ülkemizde şöyle bir diyalog hayal edebiliyor musunuz?

2-3 yıl içinde kendi işimi kurmak istiyorum.

Harika! Sence kendi işini kurup başarılı olan insanların en önemli 3 becerisi nedir?

____________, _____________, _____________

Çok güzel, peki burada bu becerilerden hangisi üzerinde daha çok çalışmak istersin?

Güven ve açıklık içinde böyle bir diyalog kurulabildiği zaman hem çalışan kendi planladığı gelecek için gereken becerileri çalışmakta olduğu şirkette uygulama olanağı bulur, hem de ekip lideri çalışanını şirketten ayrılmadan destekler ve uygun bir geçiş planı hazırlayabilir.

Psikolojik rahatlık alanı oluşturun

Ekip lideri olarak açık sorular sorup, aktif dinleyip takip ettiğinizde psikolojik rahatlık alanı oluşturmaya katkı sunuyor olacaksınız. Kendinizi ortaya koyup insani olarak paylaşımlar yaptığınızda da bu rahat alanda hareket edebileceksiniz ve çalışanı da teşvik etmiş olacaksınız. Bu bağlamda anlamlı bire bir görüşmelerde şunların aynı anda olduğunu düşünebiliriz.

• Taktiksel eylemler, projelere ait görüşmeler
• Fikirler, geliştirme önerileri
• İnsani paylaşımlar, karşılıklı daha iyi tanımayı teşvik eden bölümler

Bire bir görüşmede proje raporu istemeyin. Çalışanınıza şöyle deseniz nasıl olurdu?

Bu anlattığın proje kulağa güzel geliyor. Eminim tümüne hakimsin, sana güveniyorum. Benim katkıda bulunmamı gerektirecek bir soru var mı, birlikte tartışabiliriz.

Güveniniz için teşekkürler… Sanırım bu projeyi tamamlayabilirim.

Peki harika, sence bu projede yaptığın çalışma sence senin gelişimine nasıl hizmet edecek, nasıl bir katkıda bulunacak?

Çok güzel soru, bunu düşünmemiştim….

Bire bir görüşmelerle ilgili pratik uygulama önerileri

• Normalde iki haftada bir 30 dakika planlayabilirsiniz,
• Esnek olmakta fayda var, 40 dakikaya uzayabilir,
• Çalışana “Bu 30 dakikanın sahibi sensin” diyebilirsiniz,
• Ekip lideri olarak daha çok soru soran ve aktif dinleyen taraf olmanızı öneririm,
• Taktiksel günlük olaylar yerine daha gelişim odaklı diyalog öneriyorum.
• Taktiksel ve günlük olaylar ile “gelişim” temalarını bağlamak çok iyi olur.
• En fazla 8 kişinin size raporlaması anlamlı olur, bu sayı aşılırsa organizasyon tasarımına bakmak gerekebilir.

Çalışanlarınızın bağlı olmasını istiyorsanız, ekip lideri olarak sizin onlara bağlılığınızın gösterilmesi gerekiyor. Kendini dinleyen, destekleyen, açık olan ve sorular ile görüşlere değer veren bir müdürün  ekibindeki çalışanlar o müdüre yakın çalışmak ve gelişmek isteyeceklerdir.