Ofiste Aktif Katılıma 3 Teşvik Yolu

Ofiste çalışanların “aman başıma bir şey gelebilir” veya “konuşmasam daha iyi” diyerek katılımlarını sınırlı tuttuklarını, liderin yaklaşımına göre katılım gösterdiklerini ve katılım arttıkça psikolojik güvenlik ortamının da sağlandığını ve bu ortamın yaratıcılığın arttırdığını, kültürü geliştirdiğini, bağlılığı arttırdığını ve iş performansını yükselttiğini biliyoruz.

Katılım ile ilgili diğer bir önemli konu da, konuşan, fikrini söyleyen, soran çalışanlara liderlerin tepkisi ve yaklaşımıdır. Bu tepki ve davranış tüm çalışanlar tarafından izlenir, sonraki durumlar için bir referans oluşturur. Bu yazıda liderlerin katılımı ve psikolojik güvenliği teşvik edebilmek için “konuşanlara” yaklaşımları ile ilgili 3 püf noktası önermek istiyorum.

Takdir İfade Etmek

Bir toplantıda güçlü fikirlerin karşısında kendi fikrini ifade eden çalışana “Çok teşekkür ederim, ekip adına bu farklı bakış açısını bizimle paylaştığın için” diyen bir lider odadaki ortamı yumuşatmakla birlikte tüm çalışanlara “konuşmaları” için bir ortam sunmuş olur. Bu tabii bir kritik ameliyatta yapılmakta olan bir prosedürde bir sorun gören hemşirenin “Doktor bey burada sanırım sorun var” demesinin ardından doktorun, “Çok teşekkürler, görmemiştim, lütfen gördüklerini söylemeye devam et” demesi ile aynı olamaz fakat davranışlar benzerdir. Burada önemli olan “ilk tepkinin” olumlu olmasıdır. Eğer lider gelen görüşe katılmıyorsa bu ilk olumlu tepkinin ardından tabii fikrini söyleyebilir, gerekirse çalışanın ifadesini düzeltebilir veya ona ek bilgiler verebilir.

Stanford Üniversitesinden zihin yapısı üzerine araştırmaları bilinen Profesör Carol Dweck’in yayınlarına göre insanlar zor durumlarda “çabalarına karşın” ve “sonuçtan bağımsız” takdir edildiklerinde öğrenmeleri artıyor. İnsanlar performansları ile zekilikleri veya yeteneklerini bağladıkları zaman yeteneklerini kısıtlayabileceklerine inandıkları riskleri almama eğilimi gösteriyorlar. Fakat insanlar performanslarının çabaları ve stratejilerine daha çok bağlı oldukları fikrine geldiklerinde yeni yollar deneme ve zorluklara karşı daha dirençli olma konusunda daha cesur olabiliyorlar.

Hataları Normalleştirmek

Hatalar aslında yenilikçi yaklaşımın bir yan etkisi olarak görülmeli, en etkili süreci ve stratejiyi bulmak için bir deneme sürecinin bir parçası gibi… Yapılan bir araştırmada üst düzey yöneticilerin yapılan hataların sadece %1-%4’ü arasındakilerin “birini suçlamak” için uygun olduğunu belirttikleri fakat buna karşılık yapılan hataların %80-%90’ında birilerinin suçlandığını söyledikleri ortaya çıkmış. Ekibinizde, şirketinizde “hata ile ilgili yaklaşımı” aşağıdaki tablodaki gibi değiştirmeye ne dersiniz?

Hataya yaklaşım bu şekilde değişirse, insanlar hatalardan öğrendiklerini daha fazla paylaşma isteği duyarlar ve buna bağlı olarak organizasyonun öğrenme ve gelişme imkanları artar. Bu şekilde hatalardan öğrenen bir organizasyon aynı hatayı yeniden yapmaz, yaptığında artık o “akıllı” bir hata olmaz.

Kısaca, önlenebilir hatalara karşı etkin bir cevap, bu hatanın yeniden aynı şekilde yapılmaması için gereken önlemleri almak ve bunu eğitim ve sistem / süreç tasarımını güncelleyerek yapabiliriz. Fakat bazen önlenebilen hatalar “suçlanabilecek” bazı eylemlerin sonucu olabilir veya daha önceden belirlenmiş ve kararlaştırılmış prosesten tekrar tekrar uzaklaşma anlamına gelebilir. Bu ender durumlarda çalışanla ilgili farklı yollar izlemek gerekebilir.

Açık İhlallerde Net Tavır almak

Suçlanabilen hatalardan bahsetmiştik. Bunlar tekrarlanıyorsa ve çeşitli düzeltme çabalarına karşın bir ilerleme olmuyorsa net bir tavır göstermek gerekir ve bu psikolojik güvenliği azaltmaz, artırır. İnsanlar düzenli olarak kendini, ekibini ve organizasyonunu risk altına sokan çalışanların hiç bir olayla karşılaşmamalarını daha da adalet bozucu olarak nitelendirebilirler.

Şirkete içeride ve dışarıda “bayrak açmış” bir çalışanla ilgili alınacak karar tüm kültürü etkileyecek, diğer çalışanların psikolojik güvenliğini de yeniden düşünmelerine yol açacaktır. Organizasyon aldığı kararı açıklar ve şirket değerlerine bağlarsa bu güvenliğe olumlu etki yapabilir.

Aşağıdaki tabloda çeşitli hata tiplerine karşı etkin tepki & ele alış yöntemlerini görebilirsiniz.

Katılım psikolojik güvenliğin vazgeçilmez bir gerekliliğidir, bu önerilerle artırmanızı diliyorum.

İlham : Fearless Organization adlı kitap