Delegasyonda 5 Otonomi Seviyesi

Ekip liderini ilgilendiren en önemli süreçlerden biri olan delegasyon ile ilgili birçok yazı yazdım, bu defa sürecin içinde önemli yer tutan ve sık sık iki tarafı da karmaşık duygulara götüren “otonomi” konusunda bir sınıflandırma yaparak netleştirmeye katkı vermek istiyorum.

Delegasyon sürecini 7 adımda özetlersek,

• Delege edilecek işe karar vermek
• Delege edilecek doğru kişiyi seçmek
• Delege edilecek iş için süreci paylaşmak
• Delege edilecek işin yapılması için kaynakları & bilgileri paylaşmak
• Otonomi seviyesini netleştirmek
• Delege ettiğiniz kişinin işi yapması için ona alan bırakmak
• Gerektiğinde geri bildirim – kısa dokunuşlar yapmak…

Otonomi seviyesinin netleştirilmesi birçok açıdan önemli ve değerli… Biliyoruz ki hiyerarşi arttıkça, otonomi azaldıkça çalışanların işi sahiplenmesi azalıyor, işlerine bağlılıkları azalıyor, işte iz bırakma imkanları ve istekleri azalıyor. Öğrenecek birşeyleri olmayınca sadece verilen işi yapmak artık çalışanlar için yeterli olmuyor, bu da iş değiştirmelerin sebeplerinden biri olmayı sürdürüyor. Çalışanlar işi sahiplenebilecekleri, gelişecekleri, desteklenecekleri yerde ve liderle çalışmak istiyorlar.

Gelin bu 5 otonomi seviyesine örnek delegasyon cümleleri ile bakalım.

1 – Lider söyler çalışan yapar

İlk seviyede tam talimatla verilen delegasyon görevleri var. Bazen gerekse de bu tercih edilmeyen bir yol olmalı. Sahiplenme yok. Şöyle bir cümle olabilir örneğin…

“Senden yapmanı istediğim şey şu. Lütfen talimatlarımın dışına çıkma. Yapılacak isle ilgili ben zaten araştırma yaptım ve senden isteyeceğim işi netleştirdim.”

2 – Karar için veri gerektiğinde

Bu ikinci seviyeyi bir konu ile ilgili karar vermediğiniz ve bu karar için ek verilere ihtiyacınız olduğunda ve bu verileri bulacak zaman ve beceriniz olmadığında doğru kişiye delege edeceğiniz zaman kullanabilirsiniz. Şöyle diyebilirsiniz mesela,

“Senden yapmanı istediğim şey şu. Senden konuyu araştırmanı ve bulduklarını bana geri raporlamanı istiyorum. Ardından birlikte tartışacağız ve bir karara varıp senden devamında ne isteyeceğimi belirteceğim”

3 – Geleceğin Liderlerine

Üçüncü seviyede artık çalışandan süreçle ilgili bir araştırma yapmasını, çözümü sahiplenmesini ve bir çözüm önerisiyle gelmesini istiyorsunuz. Böylece işin yapılması ile ilgili emek harcayacak çalışan sonuçtan da daha fazla sorumlu hissedecektir. Yine karar gücünü ekip lideri elinde tutar fakat önceki seviyelere göre daha yüksek otonomi olduğunu görüyoruz. Şöyle diyebilirsiniz örneğin,

”Senden yapmanı istediğim şey şu. Lütfen konuyu araştır, çözüm seçeneklerini ortaya çıkar ve kendi önerinle birlikte bana bildir. Her bir seçeneğin avantaj ve dezavantajlarını ve senin önerini görmek istiyorum. Seninle aynı fikirde olursam, işi gerçekleştirme adımına ilerleyebilirsin. “

4 – Sorumluluk alabilen liderlere

Bu seviyede artık süreçle ilgili araştırma, olası çözümler bulma ve karar vermeyi çalışanınıza bırakıyorsunuz. Bu seviyede olan çalışanın kendi ekibi de olduğu düşünülebilir. Lider olarak süreç ilerlerken size bir raporlama istiyorsunuz ve kısa geri bildirimlerle sürece destek oluyorsunuz. Artık otonom bir çalışanla karşı karşıyayız. Şunu söyleyerek bu seviyeye geçebilirsiniz,

“Senden yapmanı istediğim şey şu. Yapılacak şu isle ilgili verebileceğin en iyi kararı ver ve uygulamaya geç. Süreç içinde şu noktada bana bir durum raporu ver.”

5 – Tam otonomi

Artık lider olarak bir işi çalışanınıza delege etmek ve arkanıza bakmadan sizin ve şirketiniz için daha çok katkı sağlayacak konulara odaklanmak istiyorsunuz. Bravo, bu seviyeye gelebildiniz ise, siz de ekip liderliği açısından ilerlemişsinizdir demektir. Bu tam özgürlük içeren delegasyonu şu şekilde yapabilirsiniz.

“Senden yapmanı istediğim şey şu. Sana göre en doğru kararı ver ve uygulamaya geçip ilerle. Bana bilgi vermene gerek yok.”

Bu “seviyelerde” doğru ve yanlış olduğunu düşünmüyorum, her seviye delegasyon farklı durumlarda kullanılabilir, şunu ifade etmek isterim,

• İlk 2 seviyedeki delegasyon çok sık ve çalışanın zamanının çoğunu kaplıyorsa bu çalışandan bağlılık ve sahiplenme beklememiz doğru olmaz.
• Her seviyede delegasyonu “deneyip” çalışanla uyumlu ve anlayışlı bir iletişim ile bir sonraki seviyeye geçmek doğru olabilir.
• Çalışanla bu 5 seviyeyi paylaşmak da iyi fikir olabilir, olmaz mı?

Delegasyonun hem delege eden, hem de işi alan açısından önemli faydaları var, bu faydaların en yükseğe çıkması dileğiyle…