Harika Toplantılar için 10 Püf Noktası

Harika toplantı deyince aklınıza neler geldi? Gereksiz kimsenin olmadığı, gereksiz konuların konuşulmadığı, zamana saygılı, karar alınan ve etkili, takip edilen ve benzeri değil mi… Bu konuda okuduğum “How to fix meetings” kitabından 10 püf noktasını bir araya getirdim.

Öncelikle toplantı hazırlığı, toplantının kendisi ve sonraki takip süresi için 40-20-40 akışını kullanabilirsiniz, yani zamanınızın yüzde 40’ını hazırlanma, %20’sini toplantının kendisi, %40’ı da takip süresi olarak planlanabilir. Püf noktalarına buyurun..

Toplantı öncesi – Katılalım mı Katılmayalım mı?

Organize edilen bir toplantı şu durumlarda gereksizdir.

• Paylaşılacak bilgiler bir güncelleme ise,
• Karar vericilerden biri bile müsait değil ve katılamayacaksa,
• Bir konuda geri bildirimlerin “canlı” olarak verilmesi gerekmiyorsa

Örneğin bir yeni ürünün ismi belirlenecekse, ürün müdürü toplantı öncesi bir anket ile isim önerilerini 9’dan 3’e indirebilir ve toplantı sadece 3 isim önerisi üzerinden yapılabilir.

Toplantı öncesi – Fazla sayıda insan davet etmeyin

Eğer bir davetli toplantıda hiçbir şey konuşmayacaksa, davet etmeyin, sonradan notları okuyabilir. Birden çok bölüm bir arada çalışıyorsa her bölümü temsilen bir kişi davet edilebilir. Bu bölüm adına katılanlar hem kendi grubunun fikirlerini toplantıya taşır, hem de çıkan sonucu ve tartışmaları gruplarına özetleyebilir. Pazarlama direktörünü bir katkı sağlamayacaksa çağırmayın, sadece “olan biteni görsün” duygusunda iseniz büyük israfa yol açıyorsunuz demektir. Bir ekleme: Eğer biri toplantıdan cebinde “eylem listesi” ile çıkmıyorsa, büyük ihtimalle toplantıda olmasına gerek yoktu.

Toplantı öncesi – Hedef ve Altyapıyı Önceden Paylaşın

Toplantıda beklenen tartışma altyapısı, gerekiyorsa tartışmanın geçmişi ve toplantının hedefi önceden tüm katılımcılarla paylaşılmalı… Bu bir eposta ile olabilir. Aynı zamanda takvim uygulamasından gönderilecek davetin içinde de bu bilginin yer alması iyi olur. Ayrıca bu iletişimde “daha detaylı okumak isteyenler” için de bir bölüm olabilir yani kısaca…

• Hedef – 5 saniyelik anlık bakış
• Altyapı (Context) – 30 saniyelik bilgilendirme
• Bir link ile isteyenlerin daha fazla konuyu öğrenebilmesi imkanı

Toplantı öncesi – Toplantı Öncesi Uyumlanma

Bence çok sayıda toplantı aslında toplantı öncesinde bitebilir. Projenizle ilgili almayı düşündüğünüz desteği katılımcılardan toplantı öncesinde 1:1 görüşmelerle sağlamaya çalışabilirsiniz. Bu toplantı öncesi yapılacak mini dokunuşlar görüşünüzün diğerleri tarafından bilinmesini sağlar ve size hizmet eder. Katılımcıların endişeleri veya itirazlarını 1:1 mini toplantıda daha kolayca duyabilirsiniz.

Toplantı sırasında – Tüm katılımcıları Sürece Katan bir Toplantı Yönetin

Daha konuşkan daha ağırlığı olan katılımcıları dinlemekle birlikte konunun dışına çıkılması halinde tekrar odaklı tartışmaya dönmek için müdahale edebileceğinizi unutmayın… Ayrıca katılımcılardan hiç konuşmayan varsa nazikçe “Sen hiç konuşmadın, istersen 5 dakika sonra sana dönüp görüşünü alabiliriz” diyebilirsiniz. Gerekirse isimsiz görüş belirtme imkanı olan Mentimeter & Slido gibi araçları kullanabilirsiniz.

Toplantı sırasında – Konu dışı değerli notları “park” edin

Bazen değerli bir görüş, güzel bir katkı, konuşulması gereken bir başka açı dile getirilebilir fakat bunlar toplantının uzlaşılmış hedefinin dışında olabilir, bu durumda bu görüşleri ve notları ayrı bir yere konumlandırın ve gerekirse bir sorumlu atayarak takip edilmesini sağlayın.

Toplantı sonrasında – Her bir katılımcının ismiyle sorumluluklarını netleştirin

Toplantıyı kapatırken netleşen eylem adımlarıyla ilgili net olun, önce kendi eylemlerinizi ifade edebilirsiniz. Ardından tüm uzlaşılan eylem adımlarını çalışanların isimleriyle birlikte ifade edin.

Toplantı sonrasında – Keskin ve net bir toplantı sonrası epostası gönderin

Bu epostada şunlar olabilir,

• Katılım için teşekkür,
• Ana uzlaşılan noktalar – belki 2-3 madde
• Uzlaşılan eylem adımları – isimler ve son tarihlerle birlikte

Eğer tekrarlanan bir toplantının raporunu yolluyorsanız tek bir eposta zinciri üzerinden önceki haftaların da görülmesini sağlamak verimli olabilir.

Toplantı sonrasında – Katılımcıların hayatını kolaylaştıran eposta

Ek bir fikir olarak şunu düşünebilirsiniz. Sizin toplantınıza gelen bölüm üyelerinin kendi bölüm üyelerine gönderecekleri epostayı da siz yazabilirsiniz, yani o sadece forward eder, iletir ve siz mesajlarınızı ve eylemleri daha doğrudan tüm çalışanlara ulaştırmış olabilirsiniz böylece.

Ek hoşluklar

Her zaman katılımcılara küçük yiyecekler ayarlamak, sıcak bir ortam yaratmak işe yaratabilir. Rüşvet kelimesi uygun değil burada ama bu tür hoşlukları da düşünebilirsiniz. Katılımı ve olumlu havayı geliştirebilir.

Güzel toplantılar dilerim!